Vel hannaðir ferlar lykillinn að góðum árangri fyrirtækja

Steinn Sigurðsson, hópstjóri Microsoft Dynamics CRM hjá Wise hefur mikla reynslu úr fjármálageiranum, upplýsingatækni og markaðsmálum. Hann er m.a. menntaður myndlistarmaður sem hann segir sjálfur að sé kostur þar sem mikil sköpun sé fólgin í forritun, hönnun ferla og kerfa til hagræðingar fyrir fyrirtæki.  

„Það er mjög algengt að ef rafrænir ferlar eru ekki til staðar fyrir verkefni innan fyrirtækja og fólk þarf sjálft að fylgjast með framgangi þeirra, þá er hætt við að verkefni stoppi og jafnvel deyi út. Rafrænir ferlar draga úr hættunni á þessu og minnka flöskuhálsa en við höfum séð þá koma í veg fyrir mörg og stór vandamál.“ 

Í þessum efnum innifelur Microsoft Dynamics 365 svítan m.a. CRM lausnirnar Sales , Marketing, Customer Service og Field Service sem eru allar fullkomlega samþættar við Business Central bókhaldslausnina. Lausnirnar er hægt að sníða eftir mismunandi þörfum fyrirtækja, hvort sem þau eru lítil eða mjög stór, en þarfirnar eru í raun ekki svo ólíkar. Þær eru hannaðar með það í huga að hjálpa starfsfólki að halda utan um fjölbreytt verkefni og samskipti við viðskiptavini með skilvirkum hætti. Lausnirnar eru mjög notendavænar og er hægt að sjá hvaða verkefni eru í gangi og fylgjast með stöðu þeirra í tölvunni og símanum.  

Árangursríkari leið til að fylgja eftir söluábendingum

Söluábending (e. lead) getur komið hvaðan og hvenær sem er, t.d. í gegnum samfélagsmiðla, tölvupóst, vefsíðuna eða í símtali. Með Sales geta viðskiptavinir haldið utan um öll samskipti fyrir þessa fyrstu ábendingu, t.d. efnistök fyrsta fundar eða hvað var ákveðið fyrir næsta fund. Ef söluábendingin verður ekki að viðskiptatækifæri (e. opportunity) eða skilar sér ekki í nýjum viðskiptavini er hægt að sjá hvers vegna til að vinna að lausn.

 „Þessar lausnir eru skalanlegar, mjög notendavænar og með sjálfvirkni, sem einfaldar alla umsjón með viðskiptavinum. Fyrirtæki fá 360° yfirsýn yfir allt sem er í gangi, samskipti og upplýsingar sem tengjast einstaka verkefnum og geta fylgt þeim eftir.“ 

Aukin hagræðing og sjálfbærni fyrir viðskiptavini 

Mikil hagræðing er fólgin í því að nota rafræna ferla. Ef nýr starfsmaður eða afleysingarmanneskja byrjar, tekur einungis stutta stund að byrja að vinna, því allt er skráð og engin þörf er á að leita uppi gömul Excel skjöl." Það er nefnilega oft þannig að skortur á merkingum (#tag) fyrir skjöl veldur því að fólk finnur þau ekki. Þessu tengt höfum við útfært lausn fyrir fundargerðir í SharePoint þar sem gervigreind getur lesið skjöl og merkt þau t.d. með tengiliði eða öðru efni úr skjalinu. Hún merkir þátttöku á fundi, klukkan hvað fundur var, um hvað hann var og þá er hægt að leita í kerfinu eftir orðum tengdum fundinum.“   

“Bestu og árangursríkustu innleiðingarnar eru þegar viðskiptavinur þarf ekki að hafa samband nema ef hann vantar t.d. einhverjar viðbætur eða kennslu. Við leggjum upp með að kenna viðskiptavinum okkar að vera sjálfbærir með að nota kerfin – og auðvitað hjálpum við viðskiptavinum að þróa sig áfram með lausnirnar.“  

Góður undirbúningur að innleiðingu nauðsynlegur 

Besta leiðin fyrir hnökralausa innleiðingu á Microsoft Dynamics CRM lausnum er fyrst og fremst góður undirbúningur. „Það þarf að byrja á því að greina þarfir fyrirtækisins og skoða hvað þarf að gera núna og hvað gæti þurft fram veginn. Greina núverandi ferla og hvað er hægt að samþætta við CRM lausnirnar. Það er miklu hagkvæmara fyrir viðskiptavininn að fara í þessa vinnu með okkur, því aukinn kostnaður getur falist í því að vera með allskonar sérsmíði og forritun á einhverjum eiginleikum sem kannski eru óþarfir. Þegar ein lausn úr svítunni hefur verið innleidd og tengd við Business Central þá er auðvelt að bæta við fleiri lausnum.