Stafrænar lausnir lykillinn að betri þjónustu í dreifðri íbúabyggð

Sigfús Ólafur Guðmundsson er verkefnastjóri í upplýsingatækni hjá sveitarfélaginu Skagafjörður en hann hefur haft umsjón með stafrænni innleiðingu hjá sveitarfélaginu. Skagafjörður er víðfeðmt og dreift samfélag og því ákveðnar áskoranir sem fylgja því að þjónusta sveitarfélagið. Sigfús telur stafrænar lausnir vera lykilinn að því að geta þjónustað íbúa á jafnræðisgrundvelli, hvar sem þeir eru í sveit settir.  

Í Skagafirði búa um 4.400 manns en sveitarfélagið samanstendur af fjórum byggðarkjörnum ásamt öflugum sveitum. Sauðárkrókur er stærstur með um 2.700 íbúa, Varmahlíð og Hofsós eru með um 160 íbúa, á Hólum í Hjaltadal er um 100 íbúar og í dreifbýli Skagafjarðar búa um 1.300 manns. Fjarlægðir eru langar og getur verið allt að klukkutíma keyrsla fyrir íbúa í dreifbýli Skagafjarðar til að sækja þjónustu á Sauðárkrók.

„Stafrænar lausnir eru lykillinn fyrir okkur. Við viljum vinna markvisst að því að einfalda það fyrir alla íbúa að sækja þjónustu sveitarfélagsins.“

Sigfús Ólafur Guðmundsson, verkefnastjóri í upplýsingatækni hjá sveitarfélaginu Skagafjörður

Íbúar og starfsfólk upplifa þægindin í stafrænum lausnum

Skagafjörður hefur innleitt rafrænar umsóknir fyrir skólamáltíðir og veskislausn fyrir sorpmóttöku, frá Wise. „Við höfðum verið að nota Business Central bókhaldskerfi Wise og vildum einfalda okkur lífið þegar kom að því að halda utan um skólamáltíðir í bókhaldinu okkar. Við innleiddum því rafrænar umsóknir sem er byggt ofan á Business Central, en öll samskipti á milli þessara tveggja lausna flæða bara sjálfvirkt á milli. Við finnum í raun lítið fyrir þessu, við sjáum bara allar upplýsingar og bókanir fara á rétta lykla í kerfinu. Allt er á einum stað, en aðrar lausnir sem við skoðuðum fyrir rafræn sorpmóttökukort voru ekki beintengdar bókhaldskerfinu og hefði skapast vinna við að færa upplýsingar á milli kerfa." Það samræmdist kannski ekki alveg markmiðum okkar um stafræna þróun að fara að bæta við auka handtökum.

Í upphafi árs 2023 tóku í gildi ný lög um meðhöndlun úrgangs á Íslandi og hóf Skagafjörður innleiðingu í samræmi við lögin þann 1. apríl 2023. Í nýju lögunum var sveitarfélögum ekki lengur heimilt að greiða með móttöku úrgangs en áður var ekki tekið gjald af íbúum fyrir þann úrgang sem það koma með á móttökustöðvar sveitarfélagsins. Samhliða var tekið upp nýtt kerfi við innheimtu gjalda fyrir meðhöndlun úrgangs sem miðar að því að greitt sé fyrir það magn sem er hent.

„Við urðum að finna einhverja lausn til að útdeila klippikortum ásamt því að geta tekið við greiðslu frá íbúum með einföldum hætti, bæði fyrir íbúa og okkur. Í staðinn fyrir að bjóða bara upp á „klippikort“ úr pappír þá ákveðum við að innleiða veskislausn þar sem fólk gat fengið kortið sitt beint í símann sinn með rafrænum skilríkjum.“

Veskislausn Wise býður líka upp á sveigjanleika fyrir þá sem eiga fleiri en eina fasteign og leigja þær út, þannig að leigjendur geta fengið kort fyrir þá íbúð sem þau leigja frá sínum leigusala. „Það hefur ekki verið neitt mál að fá eitthvað sérsniðið á þessa lausn, stundum koma upp áskoranir sem við höfðum ekki séð fyrir en það hefur allt reynst auðleyst í góðu samstarfi við Wise og við getum líka sjálf sett upp hluti og breytt í kerfinu eftir hentisemi. Því meira sem við getum pakkað saman okkar kröfum og þörfum á einn þjónustuaðila þeim mun einfaldara verður allt fyrir okkur og minna vesen.“

Vilja miða þjónustu við notendur hennar

Íbúar hafa tekið vel á móti þessari nýju veskislausn, en nú þegar eru hátt í 1.300 manns að nota hana. „Við viljum nálgast þjónustuna út frá notandanum en ekki stjórnsýslunni. Við höfum markvisst reynt að einfalda lífið fyrir þá sem nota hana og hugsa þetta út frá þeim fyrst og fremst. Á vefsíðunni okkar eiga íbúar að geta með einföldum hætti fundið fljótt og vel það sem þau þurfa, hvort sem er í síma eða í tölvu og leyst sín mál – eins og t.d. með kaup á sorphirðukorti eða skólamáltíðum. Langflestir sjá kostinn við þetta, en ef stafræn lausn hefði ekki verið valin hefðu íbúar sem búa langt frá Sauðárkróki þurft að keyra í bæinn til að ná persónulega í kortið eða bíða eftir póstinum."

Mörg tækifæri í stafrænni þjónustu

Sigfús segist sjá mörg tækifæri fram veginn í stafrænni þjónustu fyrir íbúa í sveitarfélaginu. „Heilt yfir er notkun rafrænna skilríkja á meðal fólks orðin venjubundin. Um leið og fólk er búið að læra inn á hvernig veskislausnir virka og þægindin í kringum þær, er eftirleikurinn í raun auðveldur upp á möguleika hvað varðar aðra þjónustu. Bæði starfsfólkið okkar og íbúar sveitarfélagsins upplifa þægindin við þetta, svo ekki sé minnst á kostinn sem fylgir því að taka út pappírs- og prentnotkun og kolefnisspor því tengdu. Þessa dagana erum við að skoða aðrar lausnir eins og til dæmis veskislausn Wise fyrir sundkort – það er mjög spennandi kostur og yrði örugglega til hagræðis fyrir íbúa Skagafjarðar.“