Öll handavinna frá og fleiri tækifæri til að bæta reksturinn

Gísli Þór Jónsson tók við sem fjármálastjóri hjá Suzuki bílum og Vatt, rafbílaumboði fyrirtækisins, fyrir um tveimur árum síðan. Hann setti sér markmið: að færa gamalgróið fyrirtæki með meira og minna handunnið bókhald inn í nútímann, upp í skýið - og innleiða nýtt verklag innan fyrirtækisins í leiðinni.  

Verkefnið var risavaxið vegna gríðarlegs magns af gögnum sem safnast hefur upp á síðastliðnum 40 árum. Gísli valdi Wise sem samstarfsaðila í þessa vegferð, en byrjað var á að innleiða Dynamics 365 Business Central bókhaldskerfið í skýinu (SaaS) hjá Vatt á síðasta ári. Í kjölfarið var ákveðið að fara sömu leið fyrir Suzuki í byrjun þessa árs, auk þess að innleiða Dynamics 365 Field Service fyrir varahlutasölu og verkstæði Suzuki.  

Betri yfirsýn og öryggi í bókhaldinu  

Suzuki bílar er fjölskyldufyrirtæki og gamalgróið bílaumboð, en Þórir Jónsson hóf innflutning á Suzuki bílum árið 1981. Félagið hefur verið farsælt frá stofnun, með afar lága starfsmannaveltu og leggur áherslu á jákvæða og persónulega þjónustu, einkenni sem hafa haldið sér þrátt fyrir mikinn og góðan vöxt í gegnum tíðina. Í dag starfa 33 manns hjá Suzuki-bílum og Vatt ehf..  

Suzuki hefur verið afar vel rekið alla tíð, en lengi má gott bæta og innleiðing á Business Central í skýinu er lykill í þeim efnum. Bókhaldskerfið okkar var orðið mjög gamalt og nauðsynlegt að koma því í nútímahorf. Við vorum enn að nota Alvís, gamalt en sérhannað forrit sem var sett upp á níunda áratugnum fyrir öll bílaumboðin. Það hefur gert sitt gagn, en það var erfitt að fá þjónustu fyrir það. Þá var orðið nauðsynlegt að færa bókhaldið í skýið, bæði fyrir betri yfirsýn og utanumhald og ekki síst öryggið. Við vorum örugglega einn stærsti notandi pappírs á landinu, en allt var prentað í fjórriti og mikið sent með sniglapósti.

Hægt að gera greiningar og rýna reksturinn til batnaðar 

Í kjölfar innleiðingar Business Central var ákveðið að taka upp notkun á Field Service lausninni fyrir verkstæði þar sem hún er notuð til að bóka tíma fyrir bíla, skrá vinnu, halda utan um þjónustusögu ökutækja með samþættingu við ökutækjaskrá og fleira. Þá var SmartPOS kassakerfið frá Wise tekið upp, sem færir upplýsingar úr Business Central bókhaldskerfinu sjálfvirkt yfir í greiðsluposa í stað þess að þurfa að handslá inn á gamla mátann.   

Bílasala er mjög sérhæfður bransi og að mörgu hyggja. Gríðarlegt regluverk er utan um hana og tollar á bæði bílum og varahlutum, auk þess sem verkstæðið er í raun eins og sér fyrirtæki. Það er ekki komin löng reynsla hjá okkur, en við vissum hvað við vildum fá út úr þessu verkefni. Við sjáum strax mikinn sparnað í tíma með þessum breytingum, því handavinnan er eiginlega frá núna. Fyrir mig er allt annað líf að þurfa ekki að prenta út hvern einasta greiðsluseðil, svo ekki sé minnst á handtökin við að stofna kröfur, að nota banka – þetta er allt inn í kerfinu. Við höfum allt aðra yfirsýn yfir reksturinn núna, getum gert greiningar og betur rýnt í hvar peningarnar verða til og hvar gæti þurft að taka til í rekstrinum. Þetta býður upp á tækifæri til að gera betur og efla reksturinn.