Fyrirtæki ættu að líta fyrst til skýjalausna

Öryggi, hraði, aðgengi, samþætting og einfaldleiki eru meðal orða sem koma upp í hugann hjá viðskiptavinum Wise þegar þau heyra orðið „skýjaumhverfi“. Þórhildur Fjóla Stefánsdóttir, viðskiptafræðingur og forstöðumaður skýjavegferðar viðskiptavina hjá Wise segir orðin lýsa því réttilega og meira til. Fyrirtæki og stofnanir ættu að líta fyrst og fremst til innleiðinga skýjalausna fyrir rekstarumhverfi sitt horfandi til næstu þriggja til fimm ára.

Skýjaumhverfi er í einfaldri mynd svokallað „on demand“ tölvuumhverfi sem er rekið af öðrum en fyrirtækinu sjálfu og býður upp á að hægt sé að nálgast gögn í gegnum internetið með einföldum hætti. Fyrirtæki ættu að líta til skýjalausna fyrst, áður en horft er til annarra lausna. Þau þurfa að horfa á hvar þau vilja vera eftir þrjú til fimm ár og hvernig þau ætli að stefna þangað. Með því að innleiða skýjalausnir geta fyrirtæki betur tryggt árangur og samkeppnishæfni sína til framtíðar.

Sígræn upplýsingastjórnun

Fyrirsjáanleiki í kostnaði og tækni er mikilvægur í rekstri fyrirtækja. „Með skýjalausn geta fyrirtæki treyst því að vera alltaf með nýjustu útgáfuna af t.d. Business Central viðskiptalausninni sem þýðir að ekki þarf að áætla stórar hugbúnaðaruppfærslur fram í tímann, sem geta verið ansi þungar og kostnaðarsamar. Með því að vera með reksturinn og tölvukerfin í skýinu eru slíkar áhyggjur úr sögunni, því uppfærslur verða oftar og eru minni.

Þetta er í raun sígræn upplýsingastjórnun, en fyrirtæki ættu í flestum tilfellum að finna sem minnst fyrir þessum uppfærslum, í raun ekki mikið meira en það sem við erum vön að sjá þegar farsíminn okkar biður um uppfærslur.

Með hverri uppfærslu fylgja nýjungar sem ég er alltaf spennt að fræðast um og miðla til viðskiptavina, sem er mjög gefandi. Þá þurfa viðskiptavinir ekki að óttast óvæntan kostnað við rekstur og notkun kerfisins, heldur standa þeim til boða mismunandi áskriftarleiðir eftir lengd tímabils eða fjölda notenda.

Aukið virði og hagræðing með samþættingu

Microsoft fjárfestir sérstaklega í því að samþætta sínar viðskiptalausnir, en mikið virði og hagræðing skapast með því að samþætta lausnirnar svo þær spanni þvert á fólk og ferla. Þannig eru fyrirtæki komin með heildstæða viðskiptalausn sem leysir allar þeirra helstu þarfir í rekstri innan sama umhverfisins. Microsoft lausnirnar eru hannaðar til að „tala saman“. Tökum sem dæmi starfsfólk sem fær tölvupóst í Outlook með ósk um að senda tilboð um vöru. Þau geta valið um að útbúa tilboðið beint inni í Outlook og senda það þar í stað þess að flakka á milli kerfanna. Þannig talar Outlook beint inn í Business Central viðskiptalausnina með tilheyrandi sparnaði í vinnu og tíma.

Styrkir samkeppnishæfni fyrirtækja

Skýjaumhverfi styður við stefnu fyrirtækja að bjóða upp á nútímalegt vinnuumhverfi fyrir starfsfólk og gerir þeim kleift að efla rekstrarlega samkeppnishæfni sína. Skýjalausnir eru í eðli sínu skalanlegar og sveigjanlegar og má nálgast þær hvar og hvenær sem er í gegnum vafra í tölvunni eða símanum. Það er mikil samkeppni um hæft fólk og það vill geta notað nýjustu tækni eins og mögulegt er, með skýjalausnum geta fyrirtæki boðið starfsfólki upp á betri aðbúnað við vinnu.

Copilot eingöngu í boði í skýjaumhverfinu

Copilot er gervigreindartól frá Microsoft sem eingöngu er boðið upp á í skýjaumhverfinu, það vinnur svipað og ChatGPT og er hugsað sem þinn gervigreinar aðstoðarmaður (e. AI powered assistant).

Við erum byrjuð að nota Copilot í þróun á okkar vörum til að spara verðmætan tíma. Fyrir mér er þetta snjall vinur sem mun koma til með að auðvelda starfsfólki dagleg störf, þá einna helst endurtekin verkefni sem skila fyrirtækinu litlu sem engu virði og auka ekki ánægju starfsfólks.

Þannig getur Copilot hjálpað við textaskrif, skýrslugerð og leit að efni svo fátt eitt sé nefnt. Til að mynda er hægt að nota Copilot til að koma með hugmyndir að eigindum á ný stofnaðar vörur, fá það til að skrifa vörulýsingar og birta þær beint á vefnum, spyrja um vörustöðu á lager, t.d. vörum sem kosta undir ákveðnu verði og miklu fleira. Það er ekki spurning um að gervigreindin verður sífellt meira áberandi í vinnuumhverfinu á næstu árum og við erum strax farin að sjá áhrifin.

Fyrst og fremst öruggt

Mikil áhersla er lögð á öryggismál, hvernig gögn eru vernduð og geymd þegar fyrirtæki hefur innleitt viðskiptalausnir í skýjaumhverfi Microsoft (Microsoft Cloud). Viðskiptavinir hugsa eðlilega mest um öryggi þegar gögnin þeirra eru komin í skýið og þar er Microsoft í fremstu röð. Staðreyndin er þó sú að helsti öryggisveikleikinn eru notendur sjálfir en nú eru fjölmörg dæmi þess að starfsfólk hafi opnað grunsamleg viðhengi eða hlekki og hleypa þannig netþrjótinum inn. Því þurfa fyrirtæki auk þess að þjálfa sitt starfsfólk vel og byggja upp sterka öryggismenningu. 

Microsoft fjárfestir gríðarlegum fjárhæðum í öryggismál, þannig að ef gögnin eru einhversstaðar örugg, þá er það einmitt í skýinu.

Sjálfkrafa öryggisuppfærslur eru gerðar með reglulegum hætti og Microsoft sjálft reynir meira að segja reglulega að brjóta eigin öryggisvarnir til að uppgötva veikleika. Svo er innbyggt inn í kerfið svokölluð verðmætabjörgun (e. disaster recovery) sem virkar þannig að ef t.d. gagnaver verður rafmagnslaust þá eru til afrit af gögnunum. Síðast en ekki síst þá er uppitími Business Central með því besta sem gerist eða um 99,98% tímans, sem gerir heilar 8,76 mínútur dreift yfir mánuð– og geri aðrir betur.